各学区教育服务中心，各学校、幼儿园，局属各单位, 机关各科部室：

为进一步提升教育体育系统基层单位档案规范化管理水平，充分发挥档案在教育体育改革发展中的积极作用，进一步促进基层单位特色发展、精致管理、品质立校，更好地服务教育强区、体育强区建设，区局制定了《青岛西海岸新区教育体育系统基层单位档案管理暂行办法》，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。

青岛西海岸新区教育和体育局

2023年4月4日     

青岛西海岸新区教育体育系统基层单位档案管理暂行办法

第一章 总 则

第一条 为进一步加强全区教育体育系统基层单位档案管理工作，充分发挥档案在学校发展和教育教学改革中的积极作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《山东省档案条例》《青岛市档案管理条例》，结合全区中小学校档案管理工作实际，制定本办法。

第二条本办法所称教育体育系统基层单位档案（以下简称学校档案），系指青岛西海岸新区学校（含学区教育服务中心、中小学、幼儿园）在管理、教育、教学、基建等一切办学实践活动中,直接形成的对国家、社会、学校、师生员工具有保存价值的各种门类和载体的历史记录。

第三条 学校档案工作是学校重要的基础性工作，是体现学校办学质量和管理水平的重要标志之一。各学校应当把档案工作纳入学校整体发展规划和工作计划，纳入教学整体考核评估指标体系，加强领导和管理。

第四条 学校档案一般可分为文书档案、党建档案、干部人事档案、教学档案、学籍档案、财务档案、基建档案、装备档案、安全档案等。

第二章 领导体制、机构和人员设置

第五条 学校档案工作由教育行政管理部门领导，并接受档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。

第六条各学校档案工作应由校长统一领导，并明确一位校级领导协助校长分管，定期研究和及时解决档案工作中存在的实际问题。

第七条 学校设立隶属于学校办公室的档案室，配备专（兼）职档案管理人员，管理学校档案工作。档案室基本职责：

（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）贯彻落实学校档案工作规章制度及业务规范；

（三）集中统一管理学校各类档案，维护档案的完整与安全；

（四）编制检索工具，开展档案的查阅服务和利用工作，利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的教育功能；

（五）组织实施档案数字化和电子文件归档与管理工作；

（六）做好档案统计工作，及时上报统计结果。

第八条 学校各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档等工作，在档案工作上对本校档案管理人员负责。

第九条 学校档案工作人员应忠于职守、遵守纪律，具备一定的档案业务知识及信息化管理技能，并保持相对稳定，调动工作时做好档案交接及培训工作，学校应在其岗位职责中明确档案管理任务，计算对应工作量，并纳入学校绩效考核。符合条件的档案管理人员，可按规定参评档案管理系列职称。

第三章 档案管理

第十条 学校应当建立健全档案工作制度，将档案工作各项要求纳入学校岗位职责范围，做到应归档文件应收尽收，应归尽归。

第十一条学校应实行部门归档制度。各部门将文件材料按规范要求整理后向学校档案室移交。移交时，应编制移交清册，办理移交手续。

第十二条 学校文件材料的归档要求：

（一）归档文件材料应完整、准确、系统；

（二）归档文件的制成材料和字迹材料应符合耐久性要求，档案卷皮、卷盒应为无酸制品。严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、彩色笔、复写纸、热敏纸、色带打印等不耐久的书写材料，对不符合要求的应采取补救措施；

（三）归档电子文件应维护其真实性、完整性、安全性和可识别性，明确电子档案的归档范围、时间、要求等，归档电子文件载体应采用一次写光盘、硬磁盘；

（四）学校档案应运用计算机及档案管理软件系统进行管理，所用档案管理软件符合GB/T29194-2012《电子文件管理系统通用功能要求》。

第十三条 学校文件材料的归档范围和保管期限：

（一）文书档案：（见附件一）

（二）党建档案：（见附件二）

（三）干部人事档案：（见附件三）

（四）教学档案：（见附件四）

（五）学籍档案：（见附件五）

（六）财务档案：（见附件六）

（七）基建档案：（见附件七）

（八）装备档案：（见附件八）

（九）安全档案：（见附件九）

（十）照片档案：（见附件十）

（十一）磁性载体档案：（见附件十一）

（十二）电子档案：（见附件十二）

（十三）实物档案：（见附件十三）

第十四条学校文件材料按以下标准或要求进行整理：

（一）党群工作、行政工作、教学管理、安全等文件材料的归档按照文书档案《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)执行，其中教学管理类文件材料按照教学年度进行整理。

（二）基建档案材料的归档按照《山东省中小学校舍档案管理暂行办法》《青岛市中小学建设工程文件归档范围》《青岛市中小学校舍档案整理基本要求》执行；

（三）财务档案文件材料的归档按照2015年12月《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）执行;

（四）干部人事档案文件材料的归档按照中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发〔2009〕12号)、《青岛西海岸新区教育和体育局办公室关于进一步规范人事档案管理与使用工作的通知》（青西新教体办字〔2019〕23号）执行;

（五）学生学籍作为专门档案按照实际情况进行组卷整理；

（六）电子文件的归档按照国家档案局发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）执行。

（七）照片档案的归档按照国家技术监督总局《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)或国家档案局《数码照片归档与管理规范》(DA/T50-2014)执行。

第十五条学校文件材料的归档时间：

（一）文书、党建、干部人事、安全档案等在次年6月底前完成归档，按年度完成归档；

（二）教学档案在学年结束年的12月底前完成归档；

（三）学籍档案在学生初次办理入学注册手续后，学校应为其采集录入学籍信息，建立学籍档案。学籍管理实行“籍随人走”，学校保留电子学籍档案。鼓励双套制归档，其中属于永久保管的，即时生成纸质档案；

（四）财务档案在年度终了时整理归档；

（五）基建档案在项目竣工验收后3个月内完成归档；

（六）装备档案在设备仪器开箱验收后及时归档；

（七）声像、实物、电子等特殊载体档案，应定期整理归档。

第十六条 学校档案的保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）。

第十七条学校档案室对短期档案、过程性的档案，应按规定成立鉴定小组予以鉴定，对经鉴定已失去保存价值的档案登记造册，形成报告报校长批准后，在指定地点由两人以上监销，监销人在销毁清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁清册永久保存。

第十八条学校档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，并采用双套制保管。

第十九条学校合并、分立、撤销或产生其他变动时，应当遵循全宗管理原则，依法、合理处置档案。学校合并撤销的，其档案移交继承单位档案室保管；学校分立的，其档案由其中一所学校保管，不得分散，相关学校可以查阅利用。

第四章 档案利用

第二十条 学校档案室所保管的档案，主要为本校教职员工、学生提供档案服务，并严格登记查阅制度。如其他单位或个人需查阅时，应持单位介绍信、身份证明，经学校办公室主任以上领导同意且填写借阅登记表，方可提供查阅且借阅后需及时归档。如需利用的档案涉及社会重大问题或个人隐私，须经学校主管领导批准。

第二十一条 学校应积极将档案信息化建设与学校智慧教育建设同步规划、同步实施，实现学校档案信息化管理系统与其他信息化管理系统融合发展，建立档案目录数据库和全文数据库，加强电子文件的归档管理与利用。

第五章 条件保障

第二十二条 学校应当将档案工作所需经费列入学校年度预算，统筹解决。

第二十三条 学校应为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，配置符合防火、防盗、防潮、防高温、防水、防紫外线、防尘、防污染、防有害生物等要求的设施设备，确保档案的完整与安全。

第二十四条 学校应为档案室配置计算机、扫描仪、数码摄像机(或数码相机)等电子设备，以适应学校档案信息化管理的需要。

第六章 奖 惩

第二十五条学校应对在档案工作中做出突出贡献的部门或个人，依据相关规定给予奖励。

第二十六条青岛西海岸新区教育和体育局将对各单位档案管理工作进行督查，列入期初调研和督学季度督导内容，档案管理工作情况纳入对基层单位科学发展考核；每年开展档案管理工作考核评估，评选年度档案管理工作先进单位和先进个人。

第二十七条有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附则

第二十八条本办法适用于青岛西海岸新区范围内所有学区教育服务中心、中小学、幼儿园，相关单位可参照执行；

第二十九条本办法由青岛西海岸新区教育和体育局负责解释；

第三十条本办法自印发之日起施行。